Auteur: Webdesigner

Een goede training is het halve werk

Inleidende tekst

Wat

Klant heeft een fileserver met een standaard mappenstructuur per afdeling. Er wordt op twee vestigingen gewerkt maar de fileserver is alleen beschikbaar op de hoofdvestiging. Op de tweede vestiging is een NAS aanwezig waar documenten worden opgeslagen. Samenwerken over twee vestigingen is dus erg lastig.

Waarom

  • SharePoint Online

Waarvoor

Bij de inventarisatie bleek dat de mappenstructuur ook niet altijd handig was omdat bestanden soms in meerdere mappen opgeslagen zouden moeten worden daarom is er gekeken naar een metadata structuur en zo de bestanden op te slaan met bepaalde kenmerken waardoor er met verschillende weergaven gewerkt kan worden. Omdat de metadata verplicht moest zijn en het invullen moest worden afgedwongen is er gekozen om in de klassieke weergave van SharePoint te blijven werken. Per afdeling zijn er sites aangemaakt die dus vanaf elke locatie bereikbaar zijn waardoor de samenwerking tussen de vestigingen verbeterd is.

Wanneer

Typ typ

Voor wie

Typ typ

Call 2 Action

Typ typ

Vervangen ez2xs (projectmanagement) software

Bedrijf
Adviesbureau gebieds- en vastgoedontwikkeling

Plaats
Den Haag

Businesscase

Er is gekozen om over te stappen naar Office 365, de vraag is of Office 365 ook geschikt is om de huidige inrichting in ez2xs te vervangen. Binnen het bedrijf wordt ez2xs gebruikt om alle projectbestanden centraal op te slaan.

Producten

  • SharePoint Online

Beschrijving oplossing

Er is gekozen voor een projectensite met daarop een projectenlijst. Nadat er een item wordt toegevoegd aan de lijst start er een Power Automate werkstroom die in de bibliotheek Documenten een projectmap aanmaakt, binnen deze projectmap wordt daarna een standaardmappenstructuur aangemaakt. Nadat de projectmap klaar is wordt er een link naar de map toegevoegd aan de projectenlijst.

Verder zijn alle templates toegevoegd aan de bibliotheek zodat er documenten direct o.b.v. een template kunnen worden toegevoegd in de projectenmap. Ook is er een lead lijst aangemaakt die volgens een vergelijkbare werkstroom een map aanmaakt voor alle leadinformatie. Vanuit de leadlijst kan m.b.v. een derde werkstroom een lead geconverteerd worden naar een project.

Nadat de inrichting klaar was zijn alle documenten vanuit ez2xs geëxporteerd en m.b.v. Sharegate toegevoegd aan de projectensite. Hiervoor is ook een projectenlijst gegenereerd vanuit ez2xs en toegevoegd aan de lijst in SharePoint.

Migratie van fileserver naar SharePoint Online

Bedrijf
Talen Vastgoedonderhoud

Plaats
Apeldoorn

Businesscase

Talen heeft gekozen voor een cloud-only strategie en is stap voor stap alle applicaties aan het omzetten. Ook willen ze de fileserver vervangen voor een cloud oplossing. Omdat ze al werken met Office 365 is er gekozen voor SharePoint Online. Talen heeft een eigen ICT afdeling bestaande uit een manager en twee werknemers welke de migratie gaan uitvoeren maar omdat er te weinig ervaring is met SharePoint is er gekozen om een partij te zoeken die hun kan ondersteunen.

Producten

  • SharePoint Online

Beschrijving oplossing

Samen met de ICT afdeling is een inrichting bedacht op basis van de afdelingen en vestigingen van Talen. Buiten de documenten is er ook gekozen om nieuwsberichten binnen SharePoint te gaan plaatsen. Voor de nieuwsberichten is een intranet site toegevoegd welke als hubsite is ingesteld, alle overige sites zijn toegevoegd aan deze hubsite. De inrichting van SharePoint is door Andy uitgevoerd, verder heeft hij ook de ICT afdeling begeleid met de documentmigratie via Sharegate en uitleg/training gegeven m.b.t. het beheer van SharePoint.

Fileserver vervangen door SharePoint Online, oplossing voor dossiers uitzendkrachten

Bedrijf
Uitzendbureau

Plaats
Den Haag

Businesscase

Uitzendbureau maakt gebruik van een pakket voor uitzendbureau’s maar binnen dat pakket is geen goede oplossing voor alle documenten per uitzendkracht. Deze documenten worden net als alle overige bedrijfsdocumenten nog op een fileserver opgeslagen. Omdat de werkplekken/email over worden gezet naar Office 365 is er het verzoek om ook te kijken naar een oplossing voor de documenten.

Producten

  • SharePoint Online
  • Sharepoint Designer

Beschrijving oplossing

Verschillende sites per afdeling aangemaakt binnen SharePoint Online waaronder een site voor Medewerkers. Op de site medewerkers wordt alle informatie m.b.t. uitzendkrachten vastgelegd. Documenten worden geclassificeerd en met metadata opgeslagen binnen SharePoint. Bestandsnamen worden automatisch aangepast o.b.v. de ingevoerde metadata dit gebeurt d.m.v. SP 2010/2013 werkstromen.

Vervanging meterkast lijsten bij renovaties

Bedrijf
Specialist in loodgieterswerk, verwarming, ventilatie en koeling

Plaats
Rhoon

Businesscase

Klant voert renovaties uit voor grote aantallen woningen in 1x, in al deze woningen worden papieren lijsten opgehangen in de meterkasten waar alle afgeronde werkzaamheden op worden afgetekend. Deze lijsten worden periodiek verzameld en verwerkt in de administratie. De wens is om dit proces te automatiseren.

Producten

  • SharePoint Online
  • Power Apps
  • Sharepoint Designer

Beschrijving oplossing

SharePoint site aangemaakt waar op alle projectinformatie (Project, Projectactiviteiten, Adressen, Werkzaamheden) vastgelegd kunnen worden. Power App aangemaakt waarin een monteur op adres kan filteren en de werkzaamheden die zijn afgerond kan afkruisen, naam en tijdstempel worden automatisch vastgelegd en geregistreerd binnen SharePoint.

Verder is er op de site CRM een contactpersonenlijst toegevoegd, deze lijst kan binnen elke klantensite gebruikt worden en ook gesynchroniseerd worden met Outlook waardoor de contactpersonen op de mobiele telefoons gebruikt kunnen worden. Alle documenten zijn vanuit Goldmine en een fileserver gemigreerd naar SharePoint. Voor de email die in Goldmine was opgeslagen is er een Shared mailbox “CRM” aangemaakt.

Vervanging van CRM systeem GoldMine

Bedrijf
Corporate Finance Bureau

Plaats
Nieuwegein

Businesscase

Klant heeft er voor gekozen om het CRM systeem te vervangen door een leveranciersonafhankelijke oplossing omdat zij ook over gingen stappen naar Office 365 was het al snel duidelijk dat een eenvoudige inrichting binnen SharePoint Online de beste keuze zou zijn. Op deze manier zouden ze ook geen extra licentiekosten krijgen.

Producten

  • SharePoint Online
  • Sharepoint Designer

Beschrijving oplossing

Binnen SharePoint Online zijn er per afdeling sites aangemaakt en verder een site CRM. Er is voor gekozen om binnen de CRM site een SharePoint subsite per klant in te richten. Hiervoor is een SharePoint 2010 werkstroom aangemaakt die op basis van een sitetemplate de subsite per klant aanmaakt. De trigger voor deze werkstroom is het toevoegen van een item in de lijst Klanten, welke ook is toegevoegd op de site CRM.

Verder is er op de site CRM een contactpersonenlijst toegevoegd, deze lijst kan binnen elke klantensite gebruikt worden en ook gesynchroniseerd worden met Outlook waardoor de contactpersonen op de mobiele telefoons gebruikt kunnen worden. Alle documenten zijn vanuit Goldmine en een fileserver gemigreerd naar SharePoint. Voor de email die in Goldmine was opgeslagen is er een Shared mailbox “CRM” aangemaakt.

Begeleiding en implementatie SharePoint Online

Bedrijf
Scholengemeenschap

Plaats
Ermelo

Businesscase

Scholengemeenschap heeft er voor gekozen om meer te gaan doen met Office 365 en hun documenten vanaf verschillende fileservers en een OnPremise SharePoint 2010 omgeving te gaan verplaatsen naar SharePoint Online.

Producten

  • SharePoint Online
  • Power Automate
  • Sharepoint Designer

Beschrijving oplossing

Inrichting verschillende SharePoint sites: – Facturatie (opslaan van inkoop- en verkoopfacturen, beoordelingsproces voor inkoopfacturen ingericht eerst met SP 2010/2013 werkstromen welke later vervangen zijn door Power Automate werkstromen) – SharePoint site per school (mappen en metadata structuren, migratie bestanden vanaf fileserver en SP 2010 omgeving middels Sharegate) – ICT site (ticketsysteem en CMDB) – Kwaliteitsmanagement systeem (incl. verbeterregister, risicoindex, documentbeheer incl. werkstromen voor evaluatie documenten) – Contractbeheer (incl. werkstromen voor aflopende contracten) – Leerlingenportaal (bijhouden leerlingportfolio, elke leerling kan zijn eigen portfolio inzien) – HRM portaal (elke medewerker kan zijn eigen dossier inzien)

Documentmigraties – fileserver naar SharePoint Online

Bedrijf
Verschillende bedrijven

Plaats
Diverse locaties

Businesscase

Bedrijven hebben een fileserver met daarop een standaardmappenstructuur, vaak per afdeling ingericht. Ook  is het vaak zo dat bestanden voor iedereen toegankelijk zijn omdat het afschermen van de bestanden te ingewikkeld is.

Producten

  • SharePoint Online
  • Microsoft Teams

Beschrijving oplossing

Inrichting binnen SharePoint Online voor de afdelingen waar geen actieve samenwerking en communicatie tussen werknemers aanwezig is of voor bedrijven waar Teams nog een stap te ver is. Voor actievere afdelingen of bedrijven is er ook regelmatig een inrichting binnen Microsoft Teams gecombineerd met losstaande SharePoint sites.

Advies, ondersteuning en trainingen

Bedrijf
Verschillende bedrijven

Plaats
Diverse locaties

Businesscase

Behoefte aan kennis, soms bedrijven met een nieuwe inrichting binnen Office 365 maar ook bedrijven die al langer met SharePoint werken maar nooit een goede uitleg hebben gekregen van de huidige ICT leverancier.

Producten

  • SharePoint Online
  • Power Automate
  • Microsoft Teams

Beschrijving oplossing

Bij diverse bedrijven trainingen en uitleg gegeven aan de gebruikers. Admin trainingen aan de ICT afdelingen bij bedrijven gegeven.

Werken in de cloud

Inleidende tekst

Wat

Klant heeft een fileserver met een standaard mappenstructuur per afdeling. Er wordt op twee vestigingen gewerkt maar de fileserver is alleen beschikbaar op de hoofdvestiging. Op de tweede vestiging is een NAS aanwezig waar documenten worden opgeslagen. Samenwerken over twee vestigingen is dus erg lastig.

Waarom

  • SharePoint Online

Waarvoor

Bij de inventarisatie bleek dat de mappenstructuur ook niet altijd handig was omdat bestanden soms in meerdere mappen opgeslagen zouden moeten worden daarom is er gekeken naar een metadata structuur en zo de bestanden op te slaan met bepaalde kenmerken waardoor er met verschillende weergaven gewerkt kan worden. Omdat de metadata verplicht moest zijn en het invullen moest worden afgedwongen is er gekozen om in de klassieke weergave van SharePoint te blijven werken. Per afdeling zijn er sites aangemaakt die dus vanaf elke locatie bereikbaar zijn waardoor de samenwerking tussen de vestigingen verbeterd is.

Wanneer

Typ typ

Voor wie

Typ typ

Call 2 Action

Typ typ

Werken in een veilige omgeving

Inleidende tekst

Wat

Unt, temquiatem sam quaeperum veniatur maio ipsam fuga. Am, nihitis moditiam ium eos similliquid eaqui ut am fugitiis asi dolupta erciis si sit, nat ab id exerchi llorernat acerum qui deriberum in eatium aut volor aut quodit, conse nimus voleseres et voluptatur sumqui con reptatenit quod ut veritaquis ulpa conem labor sinci sit, quatis dolorro vitiundisi vid eos exerunt, omnis conseditis cum quia dollam, et minvent, quam labo. Ed quam alia volorrum qui quatiostint que perci re iniatiisin nobis ut parum harciistrum harciur aut et el ipsam, omnihilis a que ex eaquam explis ut eum evelita necate qui odipsa sunt quam comniae prorempor siniant quas duntur?

Waarom

  • Reden 1
  • Reden 2

Waarvoor

Unt, temquiatem sam quaeperum veniatur maio ipsam fuga. Am, nihitis moditiam ium eos similliquid eaqui ut am fugitiis asi dolupta erciis si sit, nat ab id exerchi llorernat acerum qui deriberum in eatium aut volor aut quodit, conse nimus voleseres et voluptatur sumqui con reptatenit quod ut veritaquis ulpa conem labor sinci sit, quatis dolorro vitiundisi vid eos exerunt, omnis conseditis cum quia dollam, et minvent, quam labo. Ed quam alia volorrum qui quatiostint que perci re iniatiisin nobis ut parum harciistrum harciur aut et el ipsam, omnihilis a que ex eaquam explis ut eum evelita necate qui odipsa sunt quam comniae prorempor siniant quas duntur?

Wanneer

Unt, temquiatem sam quaeperum veniatur maio ipsam fuga. Am, nihitis moditiam ium eos similliquid eaqui ut am fugitiis asi dolupta erciis si sit, nat ab id exerchi llorernat acerum qui deriberum in eatium aut volor aut quodit, conse nimus voleseres et voluptatur sumqui con reptatenit quod ut veritaquis ulpa conem labor sinci sit, quatis dolorro vitiundisi vid eos exerunt, omnis conseditis cum quia dollam, et minvent, quam labo. Ed quam alia volorrum qui quatiostint que perci re iniatiisin nobis ut parum harciistrum harciur aut et el ipsam, omnihilis a que ex eaquam explis ut eum evelita necate qui odipsa sunt quam comniae prorempor siniant quas duntur?

Voor wie

Unt, temquiatem sam quaeperum veniatur maio ipsam fuga. Am, nihitis moditiam ium eos similliquid eaqui ut am fugitiis asi dolupta erciis si sit, nat ab id exerchi llorernat acerum qui deriberum in eatium aut volor aut quodit, conse nimus voleseres et voluptatur sumqui con reptatenit quod ut veritaquis ulpa conem labor sinci sit, quatis dolorro vitiundisi vid eos exerunt, omnis conseditis cum quia dollam, et minvent, quam labo. Ed quam alia volorrum qui quatiostint que perci re iniatiisin nobis ut parum harciistrum harciur aut et el ipsam, omnihilis a que ex eaquam explis ut eum evelita necate qui odipsa sunt quam comniae prorempor siniant quas duntur?

Call 2 Action

Unt, temquiatem sam quaeperum veniatur maio ipsam fuga. Am, nihitis moditiam ium eos similliquid eaqui ut am fugitiis asi dolupta erciis si sit, nat ab id exerchi llorernat acerum qui deriberum in eatium aut volor aut quodit, conse nimus voleseres et voluptatur sumqui con reptatenit quod ut veritaquis.

  • 1
  • 2

© SharePointAdvies.nl. Alle rechten voorbehouden.
Ontwerp: Vincent van de Haar