Bedrijf
Adviesbureau gebieds- en vastgoedontwikkeling

Plaats
Den Haag

Businesscase

Er is gekozen om over te stappen naar Office 365, de vraag is of Office 365 ook geschikt is om de huidige inrichting in ez2xs te vervangen. Binnen het bedrijf wordt ez2xs gebruikt om alle projectbestanden centraal op te slaan.

Producten

• SharePoint Online

Beschrijving oplossing

Er is gekozen voor een projectensite met daarop een projectenlijst. Nadat er een item wordt toegevoegd aan de lijst start er een Power Automate werkstroom die in de bibliotheek Documenten een projectmap aanmaakt, binnen deze projectmap wordt daarna een standaardmappenstructuur aangemaakt. Nadat de projectmap klaar is wordt er een link naar de map toegevoegd aan de projectenlijst.

Verder zijn alle templates toegevoegd aan de bibliotheek zodat er documenten direct o.b.v. een template kunnen worden toegevoegd in de projectenmap. Ook is er een lead lijst aangemaakt die volgens een vergelijkbare werkstroom een map aanmaakt voor alle leadinformatie. Vanuit de leadlijst kan m.b.v. een derde werkstroom een lead geconverteerd worden naar een project.

Nadat de inrichting klaar was zijn alle documenten vanuit ez2xs geëxporteerd en m.b.v. Sharegate toegevoegd aan de projectensite. Hiervoor is ook een projectenlijst gegenereerd vanuit ez2xs en toegevoegd aan de lijst in SharePoint.

Bedrijf
Uitzendbureau

Plaats
Den Haag

Businesscase

Uitzendbureau maakt gebruik van een pakket voor uitzendbureau’s maar binnen dat pakket is geen goede oplossing voor alle documenten per uitzendkracht. Deze documenten worden net als alle overige bedrijfsdocumenten nog op een fileserver opgeslagen. Omdat de werkplekken/email over worden gezet naar Office 365 is er het verzoek om ook te kijken naar een oplossing voor de documenten.

Producten

• SharePoint Online
• Sharepoint Designer

Beschrijving oplossing

Verschillende sites per afdeling aangemaakt binnen SharePoint Online waaronder een site voor Medewerkers. Op de site medewerkers wordt alle informatie m.b.t. uitzendkrachten vastgelegd. Documenten worden geclassificeerd en met metadata opgeslagen binnen SharePoint. Bestandsnamen worden automatisch aangepast o.b.v. de ingevoerde metadata dit gebeurt d.m.v. SP 2010/2013 werkstromen.

Bedrijf
Corporate Finance Bureau

Plaats
Nieuwegein

Businesscase

Klant heeft er voor gekozen om het CRM systeem te vervangen door een leveranciersonafhankelijke oplossing omdat zij ook over gingen stappen naar Office 365 was het al snel duidelijk dat een eenvoudige inrichting binnen SharePoint Online de beste keuze zou zijn. Op deze manier zouden ze ook geen extra licentiekosten krijgen.

Producten

• SharePoint Online
• Sharepoint Designer

Beschrijving oplossing

Binnen SharePoint Online zijn er per afdeling sites aangemaakt en verder een site CRM. Er is voor gekozen om binnen de CRM site een SharePoint subsite per klant in te richten. Hiervoor is een SharePoint 2010 werkstroom aangemaakt die op basis van een sitetemplate de subsite per klant aanmaakt. De trigger voor deze werkstroom is het toevoegen van een item in de lijst Klanten, welke ook is toegevoegd op de site CRM.

Verder is er op de site CRM een contactpersonenlijst toegevoegd, deze lijst kan binnen elke klantensite gebruikt worden en ook gesynchroniseerd worden met Outlook waardoor de contactpersonen op de mobiele telefoons gebruikt kunnen worden. Alle documenten zijn vanuit Goldmine en een fileserver gemigreerd naar SharePoint. Voor de email die in Goldmine was opgeslagen is er een Shared mailbox “CRM” aangemaakt.

Bedrijf
Verschillende bedrijven

Plaats
Diverse locaties

Businesscase

Bedrijven hebben een fileserver met daarop een standaardmappenstructuur, vaak per afdeling ingericht. Ook  is het vaak zo dat bestanden voor iedereen toegankelijk zijn omdat het afschermen van de bestanden te ingewikkeld is.

Producten

• SharePoint Online
• Microsoft Teams

Beschrijving oplossing

Inrichting binnen SharePoint Online voor de afdelingen waar geen actieve samenwerking en communicatie tussen werknemers aanwezig is of voor bedrijven waar Teams nog een stap te ver is. Voor actievere afdelingen of bedrijven is er ook regelmatig een inrichting binnen Microsoft Teams gecombineerd met losstaande SharePoint sites.

Bedrijf
Verschillende bedrijven

Plaats
Diverse locaties

Businesscase

Behoefte aan kennis, soms bedrijven met een nieuwe inrichting binnen Office 365 maar ook bedrijven die al langer met SharePoint werken maar nooit een goede uitleg hebben gekregen van de huidige ICT leverancier.

Producten

• SharePoint Online
• Power Automate
• Microsoft Teams

Beschrijving oplossing

Bij diverse bedrijven trainingen en uitleg gegeven aan de gebruikers. Admin trainingen aan de ICT afdelingen bij bedrijven gegeven.

Bedrijf
Bedrijf in advisering en uitvoering van brandveiligheid.

Plaats
Enschede

Businesscase

Klant heeft een fileserver met een standaard mappenstructuur per afdeling. Er wordt op twee vestigingen gewerkt maar de fileserver is alleen beschikbaar op de hoofdvestiging. Op de tweede vestiging is een NAS aanwezig waar documenten worden opgeslagen. Samenwerken over twee vestigingen is dus erg lastig.

Producten

• SharePoint Online

Beschrijving oplossing

Bij de inventarisatie bleek dat de mappenstructuur ook niet altijd handig was omdat bestanden soms in meerdere mappen opgeslagen zouden moeten worden daarom is er gekeken naar een metadata structuur en zo de bestanden op te slaan met bepaalde kenmerken waardoor er met verschillende weergaven gewerkt kan worden. Omdat de metadata verplicht moest zijn en het invullen moest worden afgedwongen is er gekozen om in de klassieke weergave van SharePoint te blijven werken. Per afdeling zijn er sites aangemaakt die dus vanaf elke locatie bereikbaar zijn waardoor de samenwerking tussen de vestigingen verbeterd is.